중요서류는 별도보관 및 반출관리

안녕하세요 오과장입니다.

오늘은 우리 회사 보안 환경 구축을 위한 일곱 번째 시간으로 중요서류의 별도보관 및 반출관리에 대한 내용을 다루려고 합니다.

이번 시간에는 사내에서 규정해야 하는 문서관리 방안에 관한 내용뿐만 아니라, 관련 제도에 대한 내용을 설명해 드릴 예정이니,

집중해서 읽어주시기 바랍니다😉

서류 관리 소홀하면 기업 비밀 유출된다

많은 분이 중요서류를 책상이나 회의실에 펼쳐두곤 하는데요.

우리가 무심결에 소홀하게 관리했던 중요서류들로 인한 기업 비밀 유출이 많이 되는 것이 실정이랍니다. 

기업 내 중요서류는 반드시 별도의 잠금장치가 있는 곳에 보관하며

자료를 임의로 복제 및 반출할 수 없도록 관리번호를 부여한 후 철저히 관리하도록 해야 합니다.

자, 그럼 기업 내 중요서류(문서) 관리 방법에 대해 지금 바로 알아보도록 할까요?

문서의 종류

문서 사무처리의 능률화 및 통일을 목적으로 문서작성, 처리, 보관 보존, 보고, 서식 및 공인 사용 등에 관한

기준을 정하는 것이 필요한데요. 문서는 크게 2가지로 분류할 수 있습니다.

• 일반 문서 : 일반정보가 포함되어 있음
• 대외비 문서 : 회사의 영업비밀 등 비밀정보가 포함되어 있음

문서 등급과 비밀표시

(기밀 문서를 표시하기 위함)

문서등급과 비밀표시는 분류된 기업 주요 문서를 외견상 식별할 수 있도록 표시하여 취급 인가자에게는 취급에 신중히 처리하게 하고, 

비인가자에게는 경고하여 접근을 방지하도록 하기 위해 필요합니다.

문서등급을 표시하는 방법은 문서의 종류에 따라 상이할 수밖에 없는데요.

중요 문서의 종류에 따라 아래와 같이 등급을 표시하시면 됩니다.

• A. 결재문서 : 극비, 비밀, 대외비의 3단계 또는 4단계로 등급 표시(문서의 우측상단에 표시)
• B. 필름 및 사진 : 비밀표지가 되어 있는 봉투나 이에 준하는 용기에 보관
• C. 지도/궤도 등 : 적절한 부위에 적절한 크기의 비밀등급 표시
• D. 녹음 또는 녹화물 : 비밀등급과 허가되지 아니한 자에게 전달하는 때에는 관계 법규에 의거 처벌한다는 경고를 녹음하고 봉투나 이에 준하는 용기에 넣어 보관

관리번호/사본/페이지 표시

(기밀 문서를 관리하기 위함)

• A. 관리번호 : 비밀을 생산/접수하여 보관, 관리하는 부서에서 비밀관리기록부에 기록하기 위하여 부여해야 합니다.
• B. 사번 번호 : 동일한 비밀을 다수 생산하는 경우에 각 사본마다 일련번호를 생성하고 배포처에 발송함으로써 사본번호 별로 배포처를 파악하고 관리하기 위해 표시해야 합니다.
• C. 페이지표시 : 문서의 우측 상단에 총 페이지와 해당 페이지의 일렬번호를 앞장에서부터 표시하여 분실 및 파손되었을 경우 쉽게 파악할 수 있어야 합니다.

예고문 표시

비밀등급 분류 시에 보존기간 및 파기 예고일을 결정해야 합니다.

통상 ‘극비’는 1개월, ‘비밀’은 3개월, ‘대외비’는 6개월로 지정합니다.

비밀문서의 재분류

비밀의 효력을 변경, 파기하거나 예고문 자체를 합리적으로 변경하는 것을 의미합니다.   

재분류 시기 : 보안문서가 유출된 경우, 예고일자 만료로 파기해야 되지만 업무상 계속 필요가 없는 있는 경우 등이 있습니다.

 

이렇게 설명을 들어도 사실 바로 적용하기는 쉽지 않습니다.

하지만 문서 등급별 관리 방안의 예시를 보시면 이해하기 쉬울 거예요!

문서 등급별 관리방안 예시

문서 등급에 따른 관리 방안을 하나의 표로 정리해두면 한 눈에 파악하기도 쉽고,

우리 회사 문서 관리 가이드로 활용하실 수 있습니다. 

내부적으로는 영업비밀을 어떻게 관리해야 할지 대략 알겠으나

특허같이 영업비밀도 공인인증기관에서 인정을 받을 수 있지 않을까하는 궁금증이 생기지 않으신가요?

네, 당연히 영업비밀도 특허와 같이, 국가인증을 받을 수 있습니다.

영업비밀 원본증명 제도

영업비밀 문서의 고유 식별 값을 원본증명기관에 등록함으로써 원본 여부,

보유자 및 보유 시점에 대한 입증이 용이하도록 하는 제도입니다.

원본증명 제도는 영업비밀의 구체적인 내용을 공개하지 않으면서도 영업비밀이 수록된 전자문서의 원본 여부나

위 ·변조 사실, 보유자 등을 용이하게 입증할 수 있다는 장점이 있습니다.

그럼, 우리 회사 영업비밀을 원본 증명받는다면 어떻게 활용할 수 있는지 두 가지 관점에서 알아보도록 하겠습니다.

영업비밀 보호 관점

• 일반정보와 영업비밀을 구분하여 관리한다는 사실을 입증
• 거래 협상 과정에서 영업비밀을 제공해야 하는 경우, 원본등록 사실을 상대방에 고지함으로써 기술탈취 방지
• 직원이 퇴사하는 경우, 경업금지 약정 체결과 함께 현실적인 영업비밀 유출 방지 수단으로 작용할 수 있음
• 영업비밀 유출 시 형사처벌 될 수 있다는 경각심을 일깨워 임직원의 영업비밀 보호 인식 제고와 유출 심리 억제 효과

특허 분쟁 대비 관점 활용

• 타사에서 특허 침해소송 제기 시 대비 가능
• 연구개발 중인 기술이 유출되어 특허출원이 발생하는 경우, 해당 기술에 대해 정당한 권리를 주장할 수 있음
• 정부 부처, 지자체, 공공기관 등에서 주최하는 아이디어 공모전에 응모하는 경우, 제안하는 출품작의 권리자임을 입증할 수 있음

기술지킴이와 증거지킴이(TTRS) 제도

기술지킴이 제도란?

기술지킴이 제도란 정부가 지정한 기술임치기관인 우리 기금에 비밀을 보관함으로써 그 기술의 보유자라는 것을 증명하거나,

개발기업이 파산하더라도 사전에 약정한 거래 기업이 해당 기술을 계속 활용할 수 있도록 지원하는 제도입니다.

기술임치 대상물에는 기술상 정보(설계도, 제조 방법 등), 경영상 정보(매출과 관련된 기밀 서류, 매뉴얼 등)가 있습니다.

기술임치 이용의 효과는 개발자 측면과 기술 사용자 측면으로 나뉠 수 있습니다.

• 기술개발자 보호 : 기술 보호 및 기술경쟁력 유지효과
• 기술사용자 보호 : 안전성과 신뢰성 유지 효과

증거지킴이(TTRS) 제도란?

사업 제안, 입찰 등 기술거래 과정에서 발생하는 각종 비공식 기술탈취 증거자료를 향후 확보하여

법적 분쟁 발생 시 활용할 수 있도록 기술보증기금에 체계적이고 안전하게 보관하는 제도입니다.

증거지킴이를 활용할 수 있는 자료의 상세 범위는 보안가이드에서 확인 가능합니다.

증거지킴이 제도의 효과는 무엇일까요?

• 중소기업과 대기업간의 거래관계를 대등하게 유도
• 공정경쟁이 가능한 기술거래문화 조성에 기여
• 기업의 자체 보유 자료 대비 증거력 향상
• 체계적이고 안전하게 기술 거래기록 증거자료 보관 가능

여러분 오늘은 중요서류의 관리방안에 대한 내용을 다루어봤는데요.

사내에서 문서관리 규정을 정해서 시행하는 것도 중요하지만

원본증명 제도, 기술지킴이, 증거지킴이 같이 공인인증기관을 통해 우리의 기밀정보를 더욱 더 체계적이고 안전하게 보관하면 더 좋겠죠.

보다 자세한 내용은 오피스키퍼 보안가이드에서 확인하실 수 있으니 지금 다운로드 받아보세요!

8강에서는 [중요설비/장치는 통제구역으로 설정]에 대한 내용을 다루도록 하겠습니다!

더욱 자세한 설명을 원하시거나 질문이 있으시면 아래 메일 또는 연락처로 언제든지 문의 부탁드립니다.

감사합니다.